发票的保管与报销
“能找得到、看得清、对得上”是发票归档与报销的底线。
归档与存储
- 电子发票：下载 PDF/图片，文件名建议含日期、抬头、金额、品目；云端+本地双备份。
- 纸质发票：平铺放入防潮夹袋，按月份/部门/项目分类；避免订书针穿二维码。
- 索引规则：建立唯一索引（如“日期+抬头+金额+编号”），方便检索和稽核。
报销要点
- 抬头、税号、金额、日期、品目完整且清晰；与报销单据、合同/审批单匹配。
- 附上支付凭证（转账截图/POS 小票）和业务证明（合同、订单、行程单等）。
- 注意报销时效：不少公司要求 1-3 个月内报销；发票超期开票可能被拒。
- 专票报销还需确认是否已抵扣，避免重复报销/抵扣。
风控提示
- 不要拆分金额规避审批；金额拆分开票可能被判定为异常。
- 不要用与业务不符的品目开票；容易在审计或税务检查时被认定不合规。
- 避免重复报销：建立报销登记或系统校验，同一发票号只报一次。